Nội dung vụ việc:
Công ty Cổ phần Thương mại H (“Công ty”) hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và phân phối hệ thống xử lý sinh hoạt. Trong quá trình hoạt động, Công ty thường xuyên giao kết nhiều loại hợp đồng khác nhau như hợp đồng mua nguyên vật liệu, hợp đồng gia công, hợp đồng thuê tư vấn kỹ thuật, hợp đồng phân phối, hợp đồng mua bán và lắp đặt, hợp đồng vận chuyển và hợp đồng dịch vụ bảo hành.
Tuy nhiên, phần lớn hợp đồng Công ty đang sử dụng được chỉnh sửa từ các mẫu cũ hoặc tải từ internet, nhiều nội dung chưa phù hợp với hoạt động thực tế của doanh nghiệp. Một số hợp đồng thiếu quy định về chất lượng, nghiệm thu, thanh toán, bảo hành, trách nhiệm khi vi phạm hoặc xử lý tranh chấp. Trong quá trình thực hiện, Công ty đã phát sinh nhiều tình huống như đối tác giao hàng không đúng chất lượng, chậm tiến độ, tranh cãi trách nhiệm bảo hành, khách hàng chậm thanh toán nhưng khó xử lý do hợp đồng thiếu cơ chế kiểm soát rủi ro.
Ban Giám đốc Công ty nhận thấy việc thiếu hệ thống hợp đồng phù hợp tiềm ẩn nhiều rủi ro cho hoạt động sản xuất và kinh doanh. Trước thực trạng đó, Công ty đã liên hệ với Share Lawyers và Share Law Training để được tư vấn, xây dựng hệ thống biểu mẫu hợp đồng, đào tạo cách sử dụng và chuyển giao để áp dụng thống nhất trong doanh nghiệp.
Yêu cầu của khách hàng:
Công ty đề nghị Share Lawyers và Share Law Training: (i) Rà soát và đánh giá rủi ro pháp lý trong hoạt động giao kết, thực hiện hợp đồng; (ii) Xây dựng hệ thống biểu mẫu hợp đồng phù hợp với hoạt động thực tế của doanh nghiệp; (iii) Tư vấn các điều khoản kiểm soát rủi ro; (iv) Đào tạo các bộ phận liên quan về cách sử dụng và quản lý hợp đồng; (v) Chuyển giao toàn bộ biểu mẫu và hướng dẫn triển khai thực tế.
Công việc Share Lawyers và Share Law Training đã thực hiện:
- Về rà soát và đánh giá rủi ro pháp lý: Luật sư Share Lawyers rà soát hoạt động giao kết và thực hiện hợp đồng của Công ty, đánh giá các rủi ro liên quan đến chất lượng hàng hóa, tiến độ thực hiện, nghiệm thu, thanh toán, bảo hành và xử lý vi phạm hợp đồng. Đồng thời, Luật sư xác định nhiều hợp đồng chưa phù hợp với hoạt động thực tế của doanh nghiệp sản xuất và phân phối hệ thống xử lý sinh hoạt.
- Về xây dựng hệ thống biểu mẫu hợp đồng: Share Lawyers xây dựng hệ thống biểu mẫu hợp đồng gồm hợp đồng mua nguyên vật liệu, hợp đồng gia công, hợp đồng thuê tư vấn kỹ thuật, hợp đồng phân phối, hợp đồng mua bán và lắp đặt, hợp đồng vận chuyển và hợp đồng dịch vụ bảo hành. Các hợp đồng được xây dựng theo hướng kiểm soát rủi ro thực tế phát sinh trong hoạt động kinh doanh của Công ty.
- Về kiểm soát rủi ro hợp đồng: Luật sư tư vấn và xây dựng các điều khoản về chất lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật, nghiệm thu, thanh toán, bảo hành, phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại và giải quyết tranh chấp. Đồng thời, Luật sư hướng dẫn cơ chế phối hợp giữa các bộ phận trong quá trình đề xuất, rà soát, ký kết và thực hiện hợp đồng nhằm hạn chế sai sót và tranh chấp phát sinh.
- Về đào tạo và chuyển giao: Sau khi hoàn thiện hệ thống biểu mẫu, Share Law Training phối hợp với Share Lawyers tổ chức đào tạo cho các bộ phận kinh doanh, kỹ thuật, mua hàng và pháp chế về cách sử dụng hợp đồng, kiểm soát rủi ro và xử lý tình huống thực tế phát sinh. Đồng thời, Share Lawyers thực hiện chuyển giao toàn bộ biểu mẫu, tài liệu hướng dẫn và tiếp tục hỗ trợ Công ty trong quá trình triển khai thực tế.
Kết quả tư vấn:
Sau quá trình tư vấn, đào tạo và chuyển giao, Công ty đã xây dựng được hệ thống biểu mẫu hợp đồng phù hợp với hoạt động sản xuất và phân phối của doanh nghiệp. Các hợp đồng được chuẩn hóa, giúp các bộ phận sử dụng thống nhất và kiểm soát tốt hơn các rủi ro trong quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng.
Thông qua việc xây dựng điều khoản kiểm soát rủi ro và đào tạo thực tế, Share Lawyers và Share Law Training đã hỗ trợ Công ty hạn chế các tranh chấp liên quan đến chất lượng hàng hóa, tiến độ thực hiện, bảo hành, thanh toán và trách nhiệm giữa các bên. Hoạt động giao kết và quản lý hợp đồng của doanh nghiệp được kiểm soát chặt chẽ hơn, góp phần hạn chế rủi ro pháp lý và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.