Nội dung vụ việc:
Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ Châu Thành (“Châu Thành”) có kế hoạch thiết lập quan hệ hợp tác dài hạn với Công ty TNHH SH (“SH”) để mua văn phòng phẩm số lượng lớn theo từng đơn đặt hàng. Tuy nhiên, Châu Thành đối mặt với nhiều băn khoăn (i) Chưa xác định được năng lực pháp lý và khả năng cung ứng thực tế của SH; (ii) Lúng túng trong việc lựa chọn loại hình hợp đồng phù hợp với đặc thù mua hàng theo đợt; (iii) Thiếu các quy định bảo vệ quyền lợi khi phát sinh rủi ro về chậm giao hàng hoặc chất lượng hàng hóa không đảm bảo. Do không có đội ngũ chuyên trách về pháp lý, Châu Thành đứng trước nguy cơ ký kết các văn bản lỏng lẻo, gây bất lợi nếu xảy ra tranh chấp.
Yêu cầu của khách hàng:
Châu Thành đề nghị Luật sư Share Lawyers: (i) Thẩm định năng lực pháp lý của đối tác SH; (ii) Tư vấn loại hình và soạn thảo hợp đồng tối ưu quyền lợi cho bên mua; (iii) Thiết lập cơ chế kiểm soát rủi ro trong suốt quá trình giao dịch và thanh toán.
Công việc Luật sư Share Lawyers đã thực hiện:
- Xác định tình trạng pháp lý của SH thông qua các hệ thống dữ liệu chuyên dụng, đánh giá năng lực thực hiện hợp đồng để đảm bảo SH có đầy đủ chức năng và không đang trong tình trạng tranh chấp, nợ xấu. Luật sư chỉ rõ việc thiếu thông tin đối tác là lỗ hổng chí mạng có thể dẫn đến hợp đồng vô hiệu hoặc mất trắng tiền tạm ứng.
- Về cấu trúc hợp đồng: Luật sư tư vấn áp dụng mô hình Hợp đồng nguyên tắc kết hợp Đơn đặt hàng. Share Lawyers đã giải thích rõ bất lợi nếu chỉ ký các đơn hàng rời rạc hoặc hợp đồng khung quá sơ sài, vốn không đủ cơ sở để áp dụng các chế tài phạt vi phạm hay bồi thường thiệt hại khi SH vi phạm thời gian giao hàng.
- Luật sư xây dựng phương án kiểm soát rủi ro vận hành: Thiết lập quy trình kiểm tra chất lượng hàng hóa ngay khi giao nhận, quy định chặt chẽ về hồ sơ chứng từ thanh toán và hóa đơn tài chính. Đồng thời, xây dựng hệ thống các điều khoản về phạt vi phạm (8% giá trị nghĩa vụ) và quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng nếu đối tác không đáp ứng tiến độ cung cấp.
- Về phòng ngừa rủi ro lâu dài: Luật sư soạn thảo bộ mẫu Đơn đặt hàng và Biên bản đối chiếu công nợ chuẩn hóa dành riêng cho giao dịch này. Hướng dẫn nhân sự của Châu Thành cách thức ghi nhận vi phạm tại hiện trường để làm căn cứ pháp lý vững chắc nếu phải khởi kiện hoặc đàm phán giảm giá hàng bán.
Luật sư đã thực hiện:
Trên cơ sở tư vấn, Châu Thành ủy quyền cho Share Lawyers trực tiếp đàm phán với SH: (i) Đưa ra các yêu cầu pháp lý chặt chẽ về cam kết chất lượng và thời gian cung ứng; (ii) Điều chỉnh các điều khoản thanh toán theo hướng có lợi cho Châu Thành (giữ lại một tỷ lệ phần trăm bảo hành); (iii) Khẳng định các biện pháp chế tài mạnh mẽ mà Châu Thành sẽ áp dụng nếu SH vi phạm nghĩa vụ giao hàng.
Kết quả tư vấn:
Hai bên đã ký kết thành công Hợp đồng nguyên tắc dựa trên bản dự thảo do Share Lawyers biên soạn. Trong đó, Châu Thành nắm giữ quyền chủ động trong việc kiểm soát tiến độ và chất lượng văn phòng phẩm. SH cam kết bồi thường mọi thiệt hại phát sinh nếu hàng hóa không đúng chủng loại đã đặt. Toàn bộ quy trình từ đặt hàng, đối chiếu công nợ đến xử lý lỗi hàng hóa đều được chuẩn hóa qua các biểu mẫu pháp lý đi kèm. Qua đó, Luật sư của Share Lawyers giúp Châu Thành sở hữu một bản hợp đồng chặt chẽ mà và hoàn thiện quản trị rủi ro trong hoạt động mua sắm.